Технический бриф
на мероприятие

Почему «звук и свет на 300 человек» — ещё не задание

Такая формулировка приходит чаще всего, и по ней нельзя посчитать ничего. Триста человек в банкетном зале с потолком три метра и триста человек на открытой площадке у воды — это разные комплекты, разные бригады и сметы, отличающиеся в разы.

Подрядчику нужно не количество гостей, а геометрия площадки, программа и время. Гости задают лишь размер зоны; дальше решают её длина и ширина, высота подвеса, наличие сцены, что именно происходит на площадке и сколько часов идёт монтаж.

Хороший бриф не требует технических знаний. Он требует ответов на вопросы, которые вы и так знаете лучше любого подрядчика.

Что действительно нужно написать в брифе

• Площадка. Адрес или хотя бы тип: зал, шатёр, открытая площадь, крыша, теплоход. Если известны размеры — длина, ширина, высота потолка или предельная высота конструкций.
• Даты и тайминг. Не только день события, а когда пускают на площадку и когда с неё нужно съехать. Это половина сметы: ночной монтаж и демонтаж «в ту же ночь» стоят иначе, чем работа днём.
• Программа. Что происходит по часам: речи, живой состав, диджей, награждение, показ видео, файер-финал. От программы зависит и комплект, и количество людей в смене.
• Аудитория и формат. Сидят или стоят, банкет или концерт, будет ли танцпол, есть ли зона для прессы.
• Ограничения. Лимит по шуму, запрет на открытый огонь, требования площадки к креплениям, согласования, охрана, пропускной режим для машин.
• Ориентир по бюджету. Не обязательная, но самая полезная строка: она отсекает половину лишних вариантов и ускоряет ответ.

Про площадку: что померить и снять

Если есть возможность попасть на площадку заранее — пять минут там экономят неделю переписки.

• снимите зал или площадь с четырёх сторон, обязательно — потолок и точки подвеса;
• сфотографируйте электрощит: номинал вводного автомата виден на нём, и это сразу отвечает на вопрос, нужен ли генератор;
• отметьте, как заезжает машина и есть ли лифт или пандус: погрузка через один вход и через три — разное количество людей в смене;
• запишите высоту потолка в самой низкой точке — по ней считается всё, что вешается.

Ничего этого можно и не делать: инженер выезжает на осмотр площадки бесплатно. Но если событие в другом городе, ваши фотографии ускорят расчёт на несколько дней.

Чего можно не знать

Организатор не обязан разбираться в моделях приборов и киловаттах — это работа подрядчика. В брифе не нужно писать, сколько ставить голов и какой длины линейный массив.

Наоборот: если в задании уже перечислено оборудование, часто оказывается, что список перенесён из прошлогодней сметы другого события и к нынешней площадке отношения не имеет. Опишите задачу, а не решение — так сравнивать предложения разных подрядчиков честнее.

Отдельно про райдер артиста: если он есть, просто приложите его как есть. Переписывать своими словами не нужно, а иногда вредно.

Что происходит после отправки

По собранному брифу инженер отвечает в течение рабочего дня: уточняет то, чего не хватает, и присылает смету с составом комплекта и графиком монтажа. Если площадка в Санкт-Петербурге, Ленобласти или Москве — предложит выезд на осмотр, он бесплатный.

Один и тот же бриф можно отправить нескольким подрядчикам: чем точнее задание, тем сопоставимее предложения. Это в ваших интересах, и мы этого не боимся.