Техническое обеспечение
корпоратива

Корпоратив — это три разных события подряд

Технически вечер почти всегда распадается на три блока, и у каждого свои требования:

• Официальная часть. Речь руководителя, презентация итогов года, иногда трансляция для филиалов. Здесь решает разборчивость речи и надёжность коммутации с ноутбуком — а не мощность.
• Гала-блок. Ведущий, награждение, артисты, шоу-номера. Появляются мониторы на сцене, свет по программе, иногда живой состав со своим райдером.
• Танцы. Диджей, плотный звук в зоне танцпола, динамический свет. Требования почти противоположны первому блоку.

Комплект собирается так, чтобы все три блока прошли без перестройки посреди вечера. Ошибка планирования обычно одна: считают только по третьему блоку и получают гулкую невнятную речь в первом.

Что меняется с масштабом

Цифры гостей задают лишь порядок. Дальше решает геометрия зала: длина зоны, высота потолка, где стоят колонны и как расставлены столы.

Площадка: что спросить заранее

Корпоративы чаще всего проходят там, где техника — гость: ресторан, лофт, загородный клуб, музей. У таких площадок свои правила, и узнавать их лучше до подписания договора с ними, а не после.

• Электричество. Номинал вводного автомата и сколько розеток в зале. Ресторанная кухня в разгар банкета — серьёзный потребитель, и делить с ней линию нельзя.
• Время монтажа. Многие площадки пускают только после закрытия зала или в день события с утра. От этого зависит и состав смены, и цена.
• Крепления. Можно ли что-то вешать на потолок и стены. Если нельзя — всё встаёт на стойки, а это место в зале и другой расчёт.
• Лимит по шуму и время окончания. В городе это почти всегда есть, особенно в жилой застройке.
• Погрузка. Есть ли лифт, грузовой вход, можно ли подъехать к дверям. Три пролёта лестницы — это плюс люди в смене.

Если площадка в Санкт-Петербурге, Ленобласти или Москве — инженер съездит и посмотрит сам, это бесплатно и снимает почти все вопросы разом.

Что забывают чаще всего

Резервный микрофон. Речь руководителя — единственный момент вечера, который нельзя переиграть. Второй канал в резерве стоит копейки относительно риска.

Звук для видео. Если вечер снимают, оператору нужен отдельный выход с пульта. Микрофон на камере в зале с музыкой даёт запись, которую невозможно смотреть.

Свет для съёмки. Красивый клубный свет и свет, при котором получаются фотографии, — разные вещи. Решается заранее, одним разговором с фотографом.

Демонтаж. Площадка часто требует освободить зал в ту же ночь. Это отдельная смена, и её нужно закладывать в смету сразу, а не обсуждать в час ночи.

Как считается смета и что в неё входит

Смета собирается из четырёх частей: оборудование, работа инженеров на площадке, логистика и монтаж-демонтаж. Последняя часто оказывается сопоставима с первой — особенно когда доступ на площадку узкий, а сдать зал нужно ночью.

Поэтому мы всегда спрашиваем не только дату события, но и окно доступа. И поэтому же в предложении вы видите разбивку по блокам: так понятно, за что именно вы платите и что можно сократить, если бюджет ограничен.

Собрать задание для расчёта можно за минуту в конструкторе брифа, а если нужен документ для рассылки нескольким подрядчикам — в генераторе технического райдера.